Penditribusian atau penyaluran
perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab
penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.
Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang
di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya,
ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Ada 3 langkah yang dilakukan oleh
bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :
a.
Penyusunan alokasi barang;
b.
Pengiriman barang;
c.
Penyerahan barang.
Barang yang telah di terima di
investarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenaranmya di periksa
berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil
sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang-barang tersebut perlu di atur
lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila
pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik, pengelolaan perlengkapan
sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.
Dalam kaitan dengan perihal di atas,
perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Terlebih dahulu melakukan
penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima oleh
sekolah yang dapat di selurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada
bagian-bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang
yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung
jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di
laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut
pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak
terjadi.
Berdasarkan keseluruhan uraian
tentang distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa pada dasarnya ada 2 sistem
pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan
sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung. Dengan menggunakan
sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah di terima dan
di inventarisasikan langsung di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan
tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu. Jika menggunakan sistem
pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di terima dan
sudah di inventaris-sasikan tidak secara langsung di salurkan, melainkan harus
di simpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengam teratur. Hal ini
biasanya di gunakan apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.
Untuk dapat di katakan berjalan
secara efektif, dalam pendistribusian harus memenuhi beberapa asas
pendistribusian. Ada beberapa asas pendistribusian yang perlu di
perhatikan,yaitu :
1.
Asas ketepatan
2.
Asas kecepatan
3.
Asas keamanan
4.
Asas ekonomi
Namun jika di gunakan sistem
pendistribusian tidak langsung maka barang-barang yang perlu di simpan di
gudang perlu mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam rangka mempermudah
pengawasannya perlu di buat kartu stok barang yang ditempelkan pada barang
tersebut untuk mempermudah dalam pengenalan dan pengawasan.
